Durch die tägliche Arbeit bei nooa sind wir im ständigen Austausch mit Menschen in der Pflege - kreuz und quer durch Deutschland und sogar über unsere Grenzen hinaus. Wir hören gerne zu, denn nur so können wir Probleme verstehen und dafür die richtige Lösung entwickeln.
Dabei decken wir das gesamte Spektrum ab. Eine kurze Übersicht unserer häufigsten Kontakte:
- PDL
- Geschäftsführerinnen
- Pflegekräfte
- Hauswirtschaftskräfte
- Verwaltungskräfte
- Krankenschwestern
- Außendienstmitarbeiterinnen
- Teamleitungen
- Leiterinnen von Tagespflegeeinrichtungen
- Verbandsreferentinnen
- Und viele mehr...
Durch die Vielfalt unserer Berührungspunkte, erhalten wir einzigartige Einblicke in die tatsächlichen Abläufe der Pflege. Berater würden darin eine ausgezeichnete Möglichkeit für “Benchmarking” sehen und für ein paar tausend Euro eine PowerPoint-Präsentation verkaufen, um Ihnen aufzuzeigen, was Sie alles falsch machen. Wir machen das anders.
Ganz umsonst präsentieren wir Ihnen in diesem Artikel eine kleine Auswahl der wichtigsten Tipps von Pflegediensten, mit denen Sie Zeit und Geld sparen. Das Beste daran ist, das Sie dafür nichts kaufen müssen: keine Software, keine Schulung, keine Anleitung - und erst recht keinen Berater.
Hinweis: je nach Bundesland und Leistungsangebot treffen eventuell nicht alle Tipps auf Sie zu. Nehmen Sie gerne das mit, was Ihnen hilft, und vergessen Sie den Rest.
Los gehts.
Tipp 1: Keine chaotischen Gruppenchats - entlasten Sie Ihr Team durch gezielte Kommunikation
Problem: Mitarbeiterinnen wissen nicht, welche Informationen für sie relevant sind. Sie können den Überblick nicht behalten, Informationen gehen verloren, oder werden gar nicht wahrgenommen.
Lösung: Nicht alles ist für jeden relevant - teilen Sie deshalb Ihre Kommunikation auf. Bilden Sie klare Gruppen und lassen Sie die entsprechenden Informationen über die richtigen Kanäle laufen.
Mehr dazu: Wir hören oft, wie Kolleginnen “zugemüllt” werden oder in Gruppen “gechattet” wird. Wenn das passiert, werden neue Nachrichten entweder ignoriert oder die Gruppe wird auf lautlos gesetzt. Dann hat man seine Ruhe. Problematisch ist allerdings, dass dann wichtige Informationen nicht wahrgenommen werden. Wenn dann Kollegen anfangen, Sprachnachrichten zu verschicken, sind alle zusätzlich frustriert. Denn: Sprachnachrichten sind für den Absender zwar schnell und praktisch, für den Empfänger meistens ein Ärgernis. Abgesehen davon, dass man die Nachricht abhören muss (beim Patienten, im Bus oder im Büro nicht erwünscht), kann man Audio nicht durchsuchen. Wird z.B. etwas Wichtiges über den Zustand von Herrn Müller erwähnt, ist diese Information nicht durch eine einfache Suche wieder zu finden. Bitten Sie deshalb Ihr Team: keine Sprachnachrichten. Als Alternative gibt es immer noch die Diktierfunktion.
Tipp 2: Vermeiden Sie unnötige Telefonanrufe - teilen Sie nach Dringlichkeit/Wichtigkeit auf und benutzen Sie dafür bewusst Telefon, Messenger oder Dienstbesprechung
Problem: Alle greifen gleich zum Telefon. Erreicht man niemanden, wird auf den Anrufbeantworter gesprochen. Im Zweifel schickt man noch eine Nachricht. 10 Minuten später versucht man es trotzdem nochmals.
Lösung: Legen Sie eine grobe Ordnung fest, damit nur dringende UND wichtige Informationen über das Telefon übermittelt werden. Wann wird telefoniert? Wann schicken wir eine Nachricht? Wann kommt es in die Dienstbesprechung?
Mehr dazu: Telefonieren kann oft einen großen Teil des Pflegealltags ausmachen, weshalb wir hier nicht das Telefon verbannen möchten. Im Gegenteil: telefonieren soll den Stellenwert erhalten, welches es verdient. Was wir oft sehen ist, dass immer gleich zum Hörer bzw. dem Handy gegriffen wird. Das kostet allerdings sehr viel Zeit und Informationen müssen zweimal dokumentiert werden (mündlich am Telefon, danach wieder schriftlich). Im schlimmsten Fall gehen Informationen sogar verloren.
Definieren Sie deshalb grob, für welche Anliegen, welcher Kanal benutzt wird. Was wird worüber kommuniziert? Teilen Sie nach steigender Dringlichkeit/Wichtigkeit auf z.B. Dienstbesprechung, Messenger, Telefon.
Tipp 3: Behalten Sie den Überblick bei Rezepte und Verordnungen - legen Sie einen einfachen Prozess fest
Problem: Verordnungen und Rezepte machen mehrere Runden zwischen Patient, Arzt und Pflegedienst bevor alles richtig ist.
Lösung: Vereinbaren Sie Zeiten, zu denen Verordnungen abgeholt werden. Kommen Sie vorbereitet und prüfen Sie diese, bevor Sie die Praxis verlassen. Anpassungen werden direkt abgesprochen und vor Ort gemacht.
Mehr dazu: Ihre Mitarbeiterinnen und Sie werden nicht zusätzlich für falsche Verordnungen bezahlt. Genauso wenig der Arzt oder die MFA. Leider kommt es immer wieder vor, dass Pflegedienste als “Postboten” zweckentfremdet werden und Fehler auf Verordnungen ausbügeln müssen. Oft verschwenden Pflegekräfte oder PDL Stunden am Telefon in der verzweifelten Hoffnung, die MFA oder den Arzt am Hörer zu bekommen. In diesem Fall hilft nur, mit dem Arzt und sein Team zusammenzuarbeiten. Zwar kann das schwierig sein, allerdings sind Arztpraxen oft genauso unterbesetzt und überwältigt wie Pflegedienste. Wir sind uns sicher, dass Ärzte gerne etwas “digitalisierter” wären - zumindest ist eine E-Mail-Adresse oft bereits eine große Hilfe.
Tipp 4: Hinterfragen Sie “weil es schon immer so gemacht wurde” - fragen Sie nach und bieten Sie Alternativen z.B. bei der Abrechnung
Problem: Ein häufiges Beispiel - Sie schicken monatlich die Leistungserfassungsblätter, im Original, an die Krankenkassen. Ist das notwendig?
Lösung: Machen Sie sich stark! Zum Beispiel, fordern Sie einen Kompromiss vom Sachbearbeiter - Sie bewahren die Originale auf und zeigen diese gerne bei Bedarf. So sparen sich alle viel Zeit und Geld.
Mehr dazu: Die Abläufe in der Abrechnung sind von Bundesland zu Bundesland unterschiedlich und die Willkür eines Sachbearbeiters kann einen enormen Mehraufwand für Sie bedeuten. Ein häufiges Beispiel sehen wir in der Leistungsabrechnung, wo manche Pflegedienste noch die Originale mit Unterschrift der Patienten per Post der Krankenkasse schicken müssen. Abgesehen von den zusätzlichen Kosten (Papier, Drucker, Umschläge, Briefmarken, Zeitaufwand bzw. Gehalt der Verwaltung, etc…) verzögert sich damit die Vergütung. Da verlieren Sie gleich zweimal. Lassen Sie es sich nicht gefallen - es kann nicht sein, dass die Abrechnung mit der gleichen Krankenkasse in einem Bundesland ohne Originale problemlos funktioniert, 10 km weiter im benachbarten Bundesland allerdings nichts ohne Papier läuft! Wenn Sie hier nicht weiterkommen, bitten Sie Ihren Verband um Hilfe. Prozesse und Strukturen sind gut - aber nicht, wenn sie nur im Weg stehen.
Haben Sie eigene Tipps? Schreiben Sie uns!
Egal, ob Sie alles oder nichts mitnehmen: hoffentlich konnten wir Ihnen weiterhelfen. Sollte der Artikel Sie dazu inspiriert haben, Ihre Tipps an andere weitergeben zu wollen, melden Sie sich gerne bei uns. Einfach eine E-Mail an hallo@nooa.app schicken.
Vielleicht stehen Ihre Tipps in der nächsten Ausgabe - dafür wären Ihnen andere bestimmt sehr dankbar!