Wie Sie das Scheitern Ihres IT-Projektes vermeiden

Jeder wird irgendwann in seiner beruflichen Laufbahn auf das Problem stoßen - ob als Führungskraft, Projektleiter oder Anwender. Die Rede ist von IT-Projekten, die nicht so laufen, wie man sich das vorgestellt hatte.

Zum Scheitern verurteilt

Eine Studie von Roland Berger Strategy aus dem Jahr 2008 fand heraus, dass über 20% aller IT-Projekte abgebrochen werden und sogar jedes zweite länger dauert oder teuerer wird als geplant.

Doch was sind die Gründe dafür? Experten führen hier unterschiedliche Erklärungen an, von zu geringem IT-Budget über fehlendes Know-how bis hin zu Unterschätzung von Change-Management. Die am häufigsten genannten sind:

1. Unklare Ziele und unterschiedliche Erwartungen: Die Verantwortlichen sind sich nicht über Umfang und Ziele des Vorhabens einig.

2. Mangelndes Anforderungsmanagement: Anwender werden oft nicht oder nur sehr selten in die Anforderungsanalyse einbezogen.

3. Komplexität des Projektes wird unterschätzt: Oft besteht ein Spannungsfeld zwischen fachlichen und technischen Anforderungen. Oft wird auch der prozessuale und technische Aufwand unterschätzt.

4. Zu wenig Ressourcen: Jedes Projekt braucht mindestens einen Verantwortlichen und weitere Mitarbeiter, die ihn bei der Umsetzung unterstützen. Bei einer dünnen Personaldecke ist es oft schwierig, diese Mitarbeiter von ihrem Tagesgeschäft zumindest teilweise freizustellen.

5. Festhalten an veralteter Technologie: Oft scheitern IT-Projekte, weil sie auf einer sogenannten “Legacy-Architektur” aufbauen. Die normalerweise standardisierte Software muss kompliziert und zeitaufwändig angepasst werden.

Was lange währt, wird endlich gut… oder auch nicht

Werden diese Schwierigkeiten überwunden, kommt es zum nächsten Problem: 52% aller IT-Vorhaben erfüllen zumindest teilweise nicht die Anforderungen und Wünsche der Auftraggeber (Standish Group, Chaos Report).
 

Berechtigterweise kann man sich die Frage stellen, wieso nach einer langen Projektzeit und den investierten Kosten und Mühen die fertige Lösung nicht zum Ziel führt. Wir haben drei Haupttreiber festgestellt:

1. Falsche Versprechen von Anbietern mit “Lock-in-Effekt”: Anbieter verbergen bei der Vorstellung ihrer Lösungen oft Schwachstellen, um einen Auftrag zu erhalten. Bei einer namhaften Pflegesoftware müssen Kunden über €15.000 ausgeben, bevor die Software eingesetzt werden kann. Dazu kommen Schulungen, zusätzliche Module, monatliche Gebühren sowie Kosten für Wartung und Support. Sollte die Software dann nicht den Versprechen des Vertrieblers entsprechen, ist es oft zu spät. Das Ganze rückgängig zu machen ist vom zeitlichen und finanziellen Aufwand nicht tragbar. So bleibt man bei einer überteuerten und schlechten Lösung - man ist “locked-in”, auf Deutsch: eingesperrt.

2. Neue Software ersetzt nicht den Mangel an Prozessen: Oft versuchen die Verantwortlichen, durch den Einsatz von neuer Software den Mangel an Prozessen zu verbergen oder hoffen, dass die Ordnung dann kommt, wenn die neue Software eingeführt ist. Dem ist aber nicht so.

3. Festhalten an Altsystemen: Das Festhalten am Bekannten und Bewährten muss auch an dieser Stelle angeführt werden. Ist das Projekt nämlich einmal abgeschlossen, wird häufig festgestellt, dass das neue Tool nur etwa die Hälfte der Aufgaben bewältigen kann, für die es eigentlich vorgesehen war.

Welcher Grund auch immer ausschlaggebend ist - die Folge ist, dass die eingeführte Lösung nicht dem entspricht, was der Anwender tatsächlich braucht. Dies führt oft dazu, dass die Anwender die neue Software nur teilweise oder gar nicht einsetzen - ein “Scheitern 2. Grades”.

Wie kann man also dafür sorgen, dass IT-Projekte ein Erfolg werden?

Die gute Nachricht: Die Einführung von Software muss kein großes Projekt mehr sein

Die (IT-)Welt hat sich verändert

Eine gute Nachricht vorab: Die Technik ist mittlerweile anders als noch vor ein paar Jahren. In der Vergangenheit mussten Unternehmen Server und Software vor Ort installieren. Das ist sehr zeitintensiv und teuer - die Server müssen gekauft, untergebracht, eingerichtet und gewartet werden. Wenn man sich nicht selbst auskennt, braucht man einen Experten. Neben Anschaffungskosten fallen somit auch Lohnkosten an. Das zehrt, unter anderem, an der Profitabilität, vor allem aber verkompliziert es deutlich jedes Projekt.

Aus Ihrem Privatleben kennen Sie es sicher anders: Apps auf dem Mobiltelefon runterladen und gleich nutzen, am PC im Internet einloggen und sofort auf Facebook, Netflix, WhatsApp & Co. Zugriff haben. Keine langwierige Installation, Schulung oder Servicepartner. Es funktioniert einfach. Kann es nicht immer so leicht sein?

Megatrend Could

Heute bietet die sogenannte “Cloud” ganz neue Möglichkeiten. Sie erlaubt es Kunden, sich nur noch wenig Gedanken um IT machen zu müssen. Für solche Lösungen reicht ein PC oder Mobiltelefon mit Internetzugang. Rüstzeiten sind von mehreren Monaten auf wenige Minuten gefallen. Man benötigt heute weder Investitionen in Hardware noch IT-Fachabteilungen, die sich um sperrige Systeme kümmern.

Zauberwort “Agilität”

Laut einer Studie der Standish Group führen agile Projekte häufiger zum Erfolg.

 

Was bedeutet also das Wort “Agilität”? Grob gesagt bedeutet es, in kleinen Schritten zu testen, ob etwas funktioniert oder nicht. Konkret für die Einführung einer neuen Software kann man beispielsweise die Software erst in einem kleineres Kreis austesten, bevor man sie auf die gesamte Firma ausrollt. Man kann auch nur die Kernfunktionalitäten ausprobieren und somit testen, ob diese den Anforderungen entsprechen. Wie Sie schon merken: Hierfür ist es vorab wichtig, das Produkt bereits in den Händen zu halten.

Das Fazit ist, dass die Einführung neuer Software kein Großprojekt mehr sein muss. Das bedeutet weniger Risiko und höhere Erfolgschancen.

Ihre Checkliste für neue Software

Im letzten Schritt wollen wir Ihnen noch eine Checkliste an die Hand geben, die Sie bei der Einführung einer neuen Software begleiten soll. Damit sorgen Sie für den Erfolg Ihres nächsten Projektes.

1. Sorgen Sie für klare Prozesse: Prozesse sind das A und O in jedem Unternehmen. Unternehmen mit strukturieren Prozessen können gezielt nach der Software suchen, die ihre Anforderungen abbilden.

2. Setzen Sie auf Standardprodukte: Lassen Sie sich keine Sonderlösungen entwickeln. Für die meisten bestehenden Probleme gibt es bereits eine Lösung. Wenn Sie das bei sich nicht feststellen können, betrachten Sie nochmals Ihre Prozesse genau und passen Sie sie gegebenenfalls an.

3. Legen Sie Ziele und Ansprechpartner fest: Alle Beteiligten müssen sich einig sein, was mit der Software erreicht werden soll. Legen Sie einen einzigen Ansprechpartner fest, der befugt ist, Entscheidungen zu treffen und umzusetzen.

4. Beziehen Sie Anwender mit ein: Anwender sind meistens veränderungsscheu und wollen oft am liebsten gar keine neue Software. Wenn Sie Ihre Anwender rechtzeitig miteinbeziehen, können diese wichtige Punkte mit einbringen. Die Wahrscheinlichkeit, dass die neue Lösung am Ende gerne genutzt wird, wird deutlich größer.

5. Halten Sie nicht an Altsystemen fest: Setzen Sie auf moderne, schlanke und vor allem günstigere Alternativen. Die Cloud ist der Megatrend des Jahrzehnts und wird in Zukunft nur noch wachsen.

6. Testen Sie das Produkt aus: Ob durch eine Produktdemonstration, einen kostenlosen Probemonat oder monatliche Kündigungsfristen - sorgen Sie dafür, dass Sie das Produkt nach dem Prinzip der Agilität austesten können und vermeiden Sie so böse Überraschungen.

7. Haben Sie keine Angst, ein Projekt abzubrechen: Wenn Sie feststellen, dass Sie mit Ihrem Projekt nicht vorankommen, betrachten Sie nicht nur die Kosten, die Sie bereits investiert haben. Bei tiefer Erfolgswahrscheinlichkeit riskieren Sie, nur noch mehr Geld und Zeit zu verschwenden. Dies ist als “Sunk-Cost-Fallacy” bekannt.

Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei der Einführung Ihrer neuen Software!