Wo kommen diese ganze Mitarbeiter-Apps her?

„Machen Sie sich jetzt bereit für die digitale Transformation!” ertönt es von allen Seiten.

Aber warum sollten Sie das machen? Welche Vorteile verspricht Ihnen die Digitalisierung? Trotz vager Versprechen schießt die Digitalisierung oft an ihrem Ziel vorbei.

Ein beliebtes Thema: Mitarbeiter-Apps. 

Anstatt sich von Anbietern mit Schlagwörtern wie den "digitalen Arbeitsplatz", "Social Intranet", "Employee Chat" oder "Newsfeed" verwirren zu lassen, fangen Sie immer mit den Bedürfnissen Ihres Unternehmens an.

Deshalb stellen wir in diesem Artikel die wichtigsten Fragen und geben Ihnen eine Checkliste zur Vermeidung der 5 wichtigsten Risiken an die Hand.

Vorab: was erhoffen wir uns in der Pflege von der Digitalisierung?

Gerade kleine und mittlere Unternehmen (KMU) befinden sich häufig noch auf der Aufholjagd. Es sollte hierbei nicht darum gehen zu zeigen, dass man im digitalen Zeitalter angekommen ist oder etwa darum einen Image-Schub mitzunehmen.

Wenn man sich er der Digitalisierung jedoch zielgerichtet und bedarfsgerecht annimmt und sie nicht zum Selbstzweck betreibt, kann sie leichter realisiert werden und Frucht bringen:

• verbesserte Arbeitsbedingungen

• bessere Mitarbeiterbindung

• vereinfachte Entscheidungsfindung

• Bessere Teamarbeit und Informationsfluss

• Zeitersparnis und Arbeitserleichterung
  
  

Als Reaktion auf die neuen Herausforderungen, denen sich die Unternehmen bei der digitalen Transformation ausgesetzt sahen, welche sie neben ihrem alltäglichen Geschäft nicht noch zusätzlich hätten bewältigen können, haben die Lösungsanbieter nicht lange auf sich warten lassen. Aber erleichtern Mitarbeiter-Apps in der Pflege wirklich den Einstieg in die digitale Zusammenarbeit und lösen Sie die Versprechungen der Digitalisierung ein?

Wie erkennen Sie, ob sich eine Mitarbeiter-App für Ihre Organisation eignet?

Eine Mitarbeiter-App anzubieten ist ein attraktives Geschäftsmodell aufgrund der Skalierbarkeit, darum springen gleich viele Konkurrenten auf den Zug auf, die alle ein Stück vom Kuchen abhaben wollen.

Das Geschäftsmodell ist recht simpel. Vom Konzept und Aufbau über die Funktionen (engl.: Feature Set) ja sogar bis hin zum Werbeversprechen übernehmen leider viele Anbieter häufig einfach das meiste von den bereits etablierten Konkurrenten am Markt und adaptieren es in einer anderen Aufmachung. Nach dem initialen Entwickleraufwand kann solch ein Produkt mit wenig Neuaufwand an beliebig viele Unternehmen vermarktet werden (Skalierung). Jetzt wird stärker in den Vertrieb investiert, Optimierungen und Weiterentwicklung und bleiben da häufig auf der Strecke.

Reflektieren Sie stets, ob eine Mitarbeiter-App wirklich auf den Erfolg Ihrer Mitarbeiter einzahlt d.h. ob diese den Anforderungen bei essenziellen und dringenden Aufgaben der täglichen Arbeit entspricht. Bei Anbietern, die mit Ihrem Dienstleistungsprodukt viele Branchen abdecken wollen, sollten Sie umso genauer hinschauen, da der “Lösungsanbieter” auf Ihrem Gebiet nicht ausreichend spezialisiert sein wird.

Gelockt wird häufig mit einer langen Liste an Funktionen und Erweiterungen. Hier sollten Sie jedoch hinterfragen…

• ob die jeweiligen Funktionen wirklich einen Nutzen bringen und potentiell rege genutzt werden,

• ob relevante Funktionen und Erweiterungen erst bei den teureren Tarifen („Professional”, „Enterprise”, „Premium” etc.) abgedeckt sind und

• wie komplex die Implementierung ist - von der Installation bis hin zur routinierten Nutzung im Team.

Ein Beispiel

Das Unternehmens Wiki ist eine typische Funktion in Mitarbeiter-Apps und wird häufig angepriesen als ein zentraler Baustein des Wissensmanagements und des Qualitätsmanagements. In der Theorie ist solch ein Wiki eine gute Sache - es gibt allerdings auch einen Haken.

Die Pflege der Inhalte ist mit einem hohen Zeitaufwand verbunden. In der Praxis sehen sich die meisten Unternehmen mit der Tatsache konfrontiert, dass das Wiki zu Beginn noch sehr ambitioniert aufgebaut und gepflegt wird, nach einiger Zeit jedoch schnell von Dringlicherem in den Hintergrund gedrängt wird. Seien wir ehrlich - die Mitarbeiter führen sich im Regelfall die teilweise seitenlangen Wiki-Artikel nicht jedes Mal und nicht in voller Länge zu Gemüte, denn auch sie werden das angesichts Ihrer anstehenden ToDo’s depriorisieren. So verschwinden die mit Leidenschaft und Sorgfalt kreierten Einträge schnell als Karteileiche im Wiki und verstauben dort.

Eine effektivere und ressourcensparende Methode stellen wir Ihnen hier vor.

Fazit

>> Hinterfragen Sie beim Digitalisieren Ihrer Geschäftsprozesse und Ihrer Kommunikation immer auch Ihre Motive und seien Sie dabei achtsam im Hinblick auf die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter. <<

5 Risiken von Mitarbeiter-Apps, die Sie umgehen sollten

Risiko 1: Systemausfälle

Ein großer Nachteil von Mitarbeiter-Apps in der Pflege ist die Abhängigkeit von Technologie. Wenn die App einmal nicht verfügbar ist, weil das Netzwerk ausfällt oder das Gerät defekt ist, kann dies dazu führen, dass wichtige Informationen nicht gespeichert oder weitergegeben werden können. Dies kann zu Datenverlust sowie Fehlern führen und im schlimmsten Fall die Sicherheit der Patienten beeinträchtigen.

Halten Sie Ausschau nach Cloud-basierten Lösungen. Diese gewährleisten eine höhere Ausfall- und Datensicherheit.

Risiko 2: Unnötige Komplexität

Ein weiterer Nachteil ist die zusätzliche Belastung des Pflegepersonals, da Mitarbeiter-Apps in der Regel sehr komplex aufgebaut sind. Für Installation und Einführung der Mitarbeiter werden dann häufig Schulungen angeboten. Ein digitales Tool, das die Arbeit erleichtern und Zeit einsparen soll, muss schnell implementiert werden können und sich unkompliziert und intuitiv bedienen lassen - und zwar für Mitarbeiter jeden Alters.

Hier ist es wieder von entscheidender Wichtigkeit, dass der Anbieter der Mitarbeiter-App um die Anforderungen und Bedürfnisse im Pflegealltag weiß.

Risiko 3: Verlust von Flexibilität

Es werden meist nicht einfach nur Funktionalitäten bereitgestellt, die flexibel genutzt werden. Zwängen Sie sich nicht in ein Digital-Korsett, das nicht zu Ihrer Organisation passt. Ihre Mitarbeiter müssen zusätzliche Zeit damit verbringen, Informationen einzugeben und zu überprüfen. Manches wird nun sogar doppelt dokumentiert. Des Weiteren werden einige Kennzahlen erfasst, die keine wirkliche Relevanz für das Qualitätsmanagement haben bzw. aus zeitlichen Gründen nie ausgewertet werden.

Zu viel des Guten wird schnell zur Unzufriedenheit beim Pflegepersonal führen und führt letztlich auch dazu, dass weniger Zeit für die direkte Pflege der Patienten zur Verfügung steht.

Risiko 4: Datenschutz & Datensicherheit

Die Wichtigkeit von Datenschutz und Datensicherheit ist heutzutage unverkennbar. Mitarbeiter-Apps enthalten sensible Patientendaten, die im Falle eines Datenverlusts oder eines Hackerangriffs gefährdet sein können. Daher ist es wichtig, dass die App in deutschen Rechenzentren gehostet wird und eine datenschutzkonforme Echtzeit-Kommunikation (Unternehmens Chat) integriert ist.

Die App sollte von einem vertrauenswürdigen Anbieter stammen und regelmäßig auf Sicherheitsupdates überprüft werden. Hier erfahren Sie, wie Sie außerdem Ihre Kommunikation mit Angehörigen und Externen unkompliziert und sicher organisieren können.

Risiko 5: Spaltungen im Team

Schließlich gibt es auch Bedenken hinsichtlich der digitalen Spaltung. Wenn nicht alle Mitarbeiter die Mitarbeiter-App gleichermaßen verwenden - ob nun aus dem Grund dass sie sich nicht richtig damit vertraut gemacht haben oder dass sie bestimmte Anwendungen schlichtweg boykottieren - kann dies zu Inkonsistenzen in der Kommunikation und Organisation führen und die Stimmung im Team beeinträchtigen.

Die Lösung, die Sie wählen, sollte dem gesamten Team leicht fallen, sie sollte Ihre Mitarbeiter entlasten und sogar Freude bringen. So entlasten Sie auch Verwaltung und Qualitätsbeauftragte, die nicht mehr hinterherrennen müssen.

Fazit
 
>> Fragen Sie sich im Vorfeld, welche Prozesse Sie im Tagesgeschäft verbessern möchten und wählen Sie dafür ein spezialisiertes Tool. Achten Sie darauf, dass die Arbeit Ihrer Mitarbeiter dadurch beflügelt und nicht durch die Auswirkung falscher Versprechungen zusätzlich belastet wird. <<