Wie schlechte Kommunikation Zeit und Arbeitskräfte raubt und was Sie dagegen tun können

Interne Kommunikation als größter Störfaktor bei der Arbeit

Wenn es um Kommunikation im Unternehmen geht, lautet die übliche Antwort von Führungskräften in der Pflege: “Bei uns funktioniert die Kommunikation super”. Ein Blick auf die Zahlen deutet allerdings auf etwas ganz anderes hin: In einer Umfrage antworteten 37% der Befragten, dass Sie sich am meisten über mangelhafte interne Kommunikation in ihrem Unternehmen ärgern, noch vor einer schlechten Arbeitsatmosphäre mit 35% und zu vielen Überstunden mit lediglich 22%.

Dieses Ergebnis kommt für Führungskräfte oft überraschend. Schaut man sich allerdings die interne Kommunikation genauer an, kann man leicht die Gründe dafür erkennen.

7 Gründe für mangelhafte Kommunikation im Pflegedienst

1. Informationen sind mangelhaft oder fehlen: Informationen werden fehlerhaft übermittelt und sind unvollständig, nicht nachvollziehbar oder falsch. Gleichzeitig werden zwischen Teams und Abteilungen oft gar keine Informationen ausgetauscht und verwandte Bereiche sind nicht untereinander verknüpft, z.B. bei Pflege, Hauswirtschaft und Abrechnung.
2. Informationen zur falschen Zeit: Informationen werden nicht dann übermittelt, wann sie benötigt werden und erreichen die MitarbeiterInnen somit oft zu spät. Gerade in Pflegediensten ist dieses Problem häufig zu beobachten, da viele Arbeitskräfte aufgrund von unterschiedlichen Arbeitszeiten oder durch die Teilzeitarbeit zu unterschiedlichen Zeiten arbeiten.
3. Informationen am falschen Ort: Informationen sind nicht zentral teilbar und einsehbar für MitarbeiterInnen, die sich nicht am gleichen Ort befinden, z.B. unterwegs und im Pflegedienst.
4. Zu viele verschiedene Arbeitsmittel: Telefon, E-Mail, Messenger, Papierzettel, Fax, Anrufbeantworter oder persönliche Gespräche - und diese auch noch zwischen Tür und Angel. Durch die Vielzahl von verschiedenen Arbeitsmitteln sind Informationen fehlerhaft, gehen verloren oder werden vergessen - gerade, wenn man sie im Kopf behalten muss.
5. Fehlende Arbeitsmittel: Lösungen zur zentralen Kommunikation fehlen gänzlich oder teilweise. Haben Pflegedienste schon Lösungen eingeführt, fehlen zum Teil Zugriffsrechte oder die benötigte Ausstattung für einen Teil der Belegschaft, so z.B. Diensthandys oder Software für Angestellte in Teilzeit oder für Hauswirtschaftskräfte.
6. Falsche Arbeitsmittel: Mangels Alternativen werden Kommunikationsmittel eingesetzt, die schwer zu bedienen sind, nur direkte Kommunikation - nicht aber eine Gruppenkommunikation - zulassen, oder nicht DSGVO-konform sind. Dies führt dazu, dass man auf weniger geeignete Kommunikationsmittel und Workarounds zurückgreift oder in manchen Fällen sogar gänzlich auf den Informationsaustausch verzichtet.
7. Fehlende Struktur: Viele Pflegedienste nehmen Kommunikation nicht als Teil ihrer täglichen Arbeit wahr. Daher legen Führungskräfte und MitarbeiterInnen keinen Fokus auf die Verbesserung ihrer Kommunikation, da diese in ihren Augen kein Problem darstellt.

Mangelhafte Kommunikation bedeutet mehr organisatorischen Aufwand

Wir haben es in verschiedenen Pflegediensten erlebt: zentrale Kommunikation verringert den organisatorischen Aufwand um bis zu 90%. Dabei bemerkt man diesen organisatorischen Aufwand nur selten. So erscheint es beispielsweise normal, dass…

1. …viele verschiedene Arbeitsmittel eingesetzt werden, z.B. Pflegesoftware für Übergabebuch und Direktnachrichten, Messenger für Gruppenkommunikation, Fax und E-Mail für die Übermittlung von Dokumenten und Bildern, Telefon und Meetings für die vermeintlich wichtigeren Informationen oder Zettel und Post-its, um unterwegs oder nebenbei mal schnell Aufgaben oder Notizen festzuhalten.
2. …fehlerhafte oder gänzlich fehlende Kommunikation unverhältnismäßig viel Zeit und Nerven in Anspruch nimmt, z.B. bei Verordnungen, internen Abstimmungen zur Abrechnung, der Bearbeitung von Kundenanfragen oder der Planung der Hauswirtschaft.
3. …keine Abstimmung zwischen KollegInnen, Touren und Teams stattfindet oder diese nur langsam und unzuverlässig ist.
4. …kein Zusammengehörigkeitsgefühl aufkommt.
5. …kein Wissensaustausch untereinander stattfindet.
6. …wenig Zeit für Patienten und KollegInnen übrig bleibt.
7. …Stress & Burn-out zum Alltag geworden sind.

Dies sind nur einige Beispiele, die oft gar nicht als Störfaktor wahrgenommen werden. Telefonieren, Zettel schreiben oder schnell eine E-Mail schicken - das macht man schon seit Jahren so. Das muss also so sein, oder?

Die Antwort hierauf ist “Nein”. Eine zentrale, zielgerichtete Kommunikation verbessert durch kurze Kommunikationswege und regelmäßige Absprachen nicht nur die Atmosphäre im Job und die Qualität der Pflege nachhaltig, sondern reduziert gleichzeitig den organisatorischen Aufwand um bis zu 90%.

Was können Sie dagegen tun?

“Wir wollen keine Veränderung”

Aus Erfahrung wissen wir, dass es eine besondere Herausforderung darstellt, Kommunikationsgewohnheiten zu ändern. Mitarbeiter wollen oft “nicht noch etwas dazulernen”. Aus der Gehirnforschung wissen wir allerdings, dass es nicht darum geht, Gewohnheiten zu verbieten oder abzuschaffen, sondern vielmehr darum, diese durch neue Gewohnheiten zu ersetzen.

Ein Beispiel: man trinkt täglich 5 Tassen Kaffee und möchte auf 3 Tassen reduzieren. Der von der Forschung vorgeschlagene Ansatz ist nicht die 2 Tassen wegzulassen, sondern mit etwas anderem zu ersetzen, zum Beispiel zwei Tassen Tee oder Wasser.

Was bedeutet das für die interne Kommunikation? Es bedeutet, dass Sie alte mit neuen, besseren Kommunikationsgewohnheiten ersetzen sollten. Daher sollten Sie auf eine Kommunikationslösung setzen, die sich nicht nach “etwas Neuem” anfühlt.

Wie geht man am besten vor?

Da man oft zu wenig Zeit hat und andere Projekte anstehen, wird das Thema Kommunikation hinter vermeintlich wichtigeren Themen angestellt. Sie müssen sich allerdings nicht vor einem 6-monatigem Terror-Projekt fürchten. Wir haben uns darauf spezialisiert, Pflegedienste in etwas über 1 Stunde, mit Fragen maximal bis zu 2 Stunden, startklar zu machen.

Zu gut, um wahr zu sein?

Auf keinen Fall. Denn das Wichtigste haben bereits alle in der Tasche - das Smartphone. 2020 betrug der Anteil der Smartphone-Besitzer in Deutschland 86%. Das gilt nicht nur für jüngere Nutzer - bei 50- bis 59-Jährigen ist die Verbreitung von Smartphones mit 90% ähnlich hoch wie bei 14- bis 49-Jährigen mit 97%. Ihre MitarbeiterInnen benutzen also heute bereits täglich ihr Smartphone, und das mit Vergnügen.

Warum sollte es ihnen bei der Arbeit nicht ebenso leicht gemacht werden?

Vereinbaren Sie gerne einen Termin mit einem unserer Experten, bei dem Sie unsere Lösung besser kennenlernen und auf Herz und Nieren testen können. Wir freuen uns, wenn wir auch bald Ihre Kommunikation verbessern können.