Wie Sie Teilzeitkräfte ideal einbinden

Die Pflege ist auf Teilzeitkräfte angewiesen

Kaum eine Branche ist so stark auf Teilzeitbeschäftigte angewiesen wie die Pflege. 2021 waren bereits nur noch die Hälfte der sozialversicherungspflichtig beschäftigten Pflegekräfte in Deutschland Vollzeitkräfte. Unter allen sozialversicherungspflichtig Beschäftigten in Deutschland belief sich der Vollzeitkräfteanteil auf rund 71 Prozent.

Die Gründe für Teilzeitarbeit in der Pflege sind vielfältig. Zeit für Familie und Kindererziehung, mehr Freizeit, Fortbildungen oder Studium sind die häufigsten Motive von Pflegefachkräften. In der ambulanten Pflege können die Überstunden und das Einspringen aus dem Frei laut der Pflegemitarbeiter nur über Teilzeitverträge bewerkstelligt werden.

Angesichts des Fachkräftemangels stellt sich die Frage, wie man sich für die Beschäftigung von Teilzeitkräften am besten aufstellt, um diese Mitarbeiter für sich zu gewinnen und langfristig zu binden.

Als Arbeitgeber in der Pflege sollten Sie bei diesem Trend nicht hinterherhinken und sich - sofern möglich - an den individuellen Bedürfnissen Ihrer Mitarbeiter orientieren d.h. im Idealfall stellen Sie diverse Arbeitszeitmodelle zur Auswahl.

4 Teilzeitmodelle, die sich bewährt haben

Überwiegend arbeiten Teilzeitkräfte in der Pflege an zwei bis fünf Tagen in der Woche. Dafür eignen sich die folgenden Teilzeitmodelle:

1. Fünf-Tage-Modell

   Das gängigste Teilzeit-Modell beinhaltet eine Fünf-Tage-Woche. Hier erscheint der Arbeitnehmer täglich, aber verkürzt die einzelnen Arbeitstage um mehrere Stunden. Pflegedienste greifen hierauf gerne aufgrund der sicheren Planbarkeit zurück.

2. Flexible Verteilung der Tage

   Eine flexiblere Variante wäre die Verbindung von Arbeitstagen und freien Tagen. Die vertragliche Arbeitszeit kann dabei auf weniger Tage verteilt werden.

   Sie können auch die Möglichkeit einräumen, dass unter Teilzeitbezügen in Vollzeit gearbeitet wird. Damit kann ein Zeitkontingent auf dem Arbeitszeitkonto angespart werden, das später mit einer längeren Arbeitspause abgegolten wird.

3. Teilung von Vollzeitstellen

   Auch das "Jobsharing-Modell" findet mehr und mehr Anklang in der Pflege. Hierbei teilen sich zwei Angestellte im Team eine Vollzeitstelle. Persönliche Absprachen der Arbeitszeiten machen Arbeit und Zeiteinteilung flexibler, müssen jedoch auch sauber und transparent organisiert sein.

4. Sonderfall - die variable Arbeitszeit
   

   Beim sogenannten „Kapovaz“-Modell (kapazitätsorientierte variable Arbeitszeit) vereinbaren Arbeitgeber und Arbeitnehmer einen festen Sockel an Wochenstunden, der fest verplant wird und auch Grundlage für die Monatsvergütung ist. Darüber hinaus verpflichten sich die Beschäftigten zur Rufbereitschaft.

   In diesem Fall sollten Sie allerdings in Aussicht stellen, dass eine Nebenbeschäftigung schwer zu realisieren ist und auch die Planungen von Studium oder Fortbildungen eingeschränkt sind.
   
   

5 Tipps, wie Sie Ihre Teilzeitkräfte ideal einbinden

Mit mehr Pflegepersonal in Teilzeit können kurzfristige Ausfälle von Mitarbeitern besser kompensiert werden, da sich Dienstpläne flexibler und sicherer gestalten lassen. Doch viele tun sich noch schwer, das Optimum aus dem Gefüge aus Teilzeit- Vollzeitkräften herauszuholen.

Im Folgenden haben wir 5 Tipps zusammengestellt, wie Sie Teilzeitkräfte im Allgemeinen besser einbinden können und damit das gesamte Team entlasten.

Tipp #1: Aufgabenbereiche klar definieren und Aufgaben sauber delegieren

Definieren Sie klar, welche Aufgabenbereiche Teilzeitkräfte übernehmen können und welche nicht. So können Sie sicherstellen, dass die Ressourcen optimal genutzt werden. Delegieren Sie dementsprechend Aufgaben an Teilzeitkräfte, die ihrer Qualifikation und Erfahrung entsprechen, sodass die Aufgaben optimal erledigt und die Ressourcen besser genutzt werden.

Achtung: WhatsApp ist kein angemessenes Arbeitsmittel für die Pflege. Viele Pflegedienste nutzen den Messenger noch immer für Absprachen, Koordination und Zuweisung von Aufgaben. Doch es wird nicht bedacht, dass WhatsApp neben den Datenschutzverstößen noch viele weitere Probleme zur Folge hat:

• Aufgaben und wichtige Informationen gehen schnell unter 
• Eine prozessual gestützte Verbindlichkeit bleibt aus
• Nachvollziehbarkeit und Dokumentation wann, was und von wem kommuniziert wurde sind nicht gewährleistet
• Es kann gar nicht datenschutzkonform eingesetzt werden, da die Kontrolle über die Informationsweitergabe gänzlich verloren geht
• Es fehlt die saubere Trennung von Privat und Berufsleben
• Die unkontrollierte und chaotische Weitergabe von Informationen und Aufgaben führt zu zusätzlichem Zeitaufwand

Von dieser Problematik sind auch andere Messengerdienste wie beispielsweise  Signal, Threema, Telegram oder Wire nicht ausgenommen, auf die gern aufgrund der vergleichsweise höheren Datensicherheit zurückgegriffen wird.

Tipp #2: Kommunikation und Schichtplanung durch den Einsatz geeigneter Technologien verbessern

Sorgen Sie für eine klare und offene Kommunikation zwischen Teilzeitkräften und Vollzeitkräften, damit Probleme frühzeitig erkannt und gelöst werden können. Nutzen Sie dafür professionelle Arbeitsmittel, um die Arbeitsabläufe zu optimieren, eine effektive und lückenlose Informationsweitergabe zu sichern und die Ressourcen besser zu nutzen.

Digitale Dokumentations- und Kommunikationssysteme erleichtern und beschleunigen die Arbeitsprozesse. Mit einer modernen Schichtplanungssoftware, können Sie Schichten auch bei unterschiedlichen Arbeitszeitmodellen optimal planen und koordinieren. So werden die Teilzeitkräfte noch besser in den Pflegeprozess eingebunden.

Tipp #3: Schulungen und Weiterbildungen für Teilzeitkräfte

Wenn Teilzeitkräfte neu eingestellt werden, sollte diesen die gleiche Einarbeitung geboten werden wie auch den Vollzeitkräften. Ihre Teilzeitkräfte sollten darüber hinaus auch Schulungen und Weiterbildungen wahrnehmen, um ihre Kompetenzen und Fähigkeiten zu erweitern. So stellen Sie sicher, dass Ihre Teilzeitkräfte flexibel eingesetzt werden können und das gesamte Team entlasten.

Diese Maßnahmen fördern außerdem auch die gegenseitige Akzeptanz und Achtung zwischen Teilzeit und Vollzeitkräften und zahlt damit nicht unerheblich auf unseren nächsten Tipp ,,Betriebsklima verbessern und Teamarbeit fördern” ein. 

Tipp #4: Das Betriebsklima verbessern und Teamarbeit fördern

Schaffen Sie eine positive Arbeitsatmosphäre, in der sich die Teilzeitkräfte wohlfühlen und gerne arbeiten. So können Sie sicherstellen, dass diese motiviert und engagiert arbeiten. Es ist verständlich, wenn einem als Arbeitgeber in der Pflege dieser Ratschlag aus den Ohren heraushängt. Doch gerade da, wo verschiedene Arbeitsmodelle nebeneinander eingesetzt werden, ist es umso wichtiger zu verhindern, dass sich Misstrauen, Rivalität oder Missgunst unter den Mitarbeitern ausbreiten.

Fördern Sie umso mehr die Zusammenarbeit zwischen Teilzeitkräften und Vollzeitkräften und sensibilisieren sie beide Seiten für die Wichtigkeit der jeweils anderen Gruppe. Mehr noch: Verhindern Sie stets, dass irrtümlich "verschiedene Klassen von Mitarbeitern" projiziert werden.

Tipp #5: Offen mit Teilzeitmodellen umgehen und regelmäßig Feedback einholen

Bieten Sie flexible Arbeitszeitmodelle, die sich an individuellen Bedürfnissen orientieren, nicht einfach nur an. Zeigen Sie sich im Hinblick auf alle Mitarbeiter zu dem Thema aufgeschlossen. Geben Sie aber auch zu verstehen, dass die Modelle nicht nur Anreize sind sondern immer auch dem Zweck unterstehen, die Personalressourcen insgesamt effizienter einzusetzen.

Holen Sie außerdem regelmäßig Feedback von Teilzeitkräften als auch von Vollzeitkräften ein, um zu erfahren, was verbessert werden kann. So können Sie sicherstellen, dass die Arbeitsbedingungen optimal sind und die Ressourcen bestmöglich genutzt werden.

Mit einfachen Mitteln große Effekte erzielen

Diese Tipps liegen doch auf der Hand, richtig? Doch nicht immer muss gleich alles über komplexe, weitreichende Maßnahmen umgekrempelt werden. Ja, oft genügt es, wenn man sich den "feinen Stellschrauben" annimmt und mit einer gewissen Konsequenz und Kontinuität bei Prozessen und Kommunikation nachjustiert. Dann werden sich Arbeitsweise und Unternehmenskultur ganz von alleine mit anpassen.

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Gerne tauschen wir uns mit Ihnen darüber aus, mit welchen praktischen Mitteln Sie sich für die Einbindung von Teilzeitkräften ausrüsten können. Kontaktieren Sie uns jederzeit über das Kontaktformular, per E-Mail (hallo@nooa.app) oder telefonisch unter 0621 37909067.