Bessere Arbeitsbedingungen und mehr Produktivität durch Ordnung

Äußere Ordnung führt zu innerer Ordnung

Ob im Zen-Buddhismus oder in der Montessori-Pädagogik - man findet oft einen Grundgedanken, der zu mehr Ruhe und Gelassenheit führt:

“Äußere Ordnung führt zu innerer Ordnung”

Besonders relevant ist diese Weisheit für die alltägliche Arbeit - klare Prozesse und Abläufe schenken uns Selbstvertrauen und helfen uns dabei, den Alltag geschickt zu meistern.

In der Pflege ist das leider oft nicht der Fall. Der Fachkräftemangel, nach dem schon heute über 25.000 Fachkraft-Stellen und 10.000 Hilfskräfte in der Alten- und Krankenpflege fehlen, wird zu einem großen Teil durch schlechte Arbeitsbedingungen ausgelöst. Bis 2030 prognostizieren Studien bis zu 500.000 fehlende Fachkräfte in der Pflege.

Das muss allerdings nicht sein. Der BARMER Pflegereport 2020 macht Hoffnung: “Auf einen Schlag gäbe es 26.000 Pflegekräfte mehr, wenn die Arbeitssituation und damit einhergehend die Gesundheit der Pflegerinnen und Pfleger besser wären”.

Geordnete Abläufe sparen Zeit und Geld

Mangelhafte Arbeitsabläufe kosten nicht nur viel Zeit und Nerven, sondern auch Geld. Zwar gehört ein gewisser bürokratischer Aufwand zur Pflege, allerdings muss dieser Aufwand nicht rote Zahlen für Ihren Dienst bedeuten. Wenn Ihre MitarbeiterInnen regelmäßig Informationen hinterherlaufen und übermäßig viel Zeit beim Telefonieren oder beim Hin- und Herfahren im Auto verbringen, können Sie sicher sein, dass sich dies auf Ihre Profitabilität auswirkt.

Durchschnittlich 50% der Zeit für Kommunikation und Organisation verloren. Bei einer Arbeitszeit von 8 Stunden pro Tag verbringt man die Hälfte davon mit Tätigkeiten, die keinen direkten Wert schöpfen - weder für Ihren Dienst noch Ihre Patienten. Übrigens: Ärzte haben genau das gleich Problem und verbringen nur 27% ihrer Zeit mit Patienten.

Das Ziel: reduzieren Sie die Zeit für Kommunikation und Organisation auf ein Minimum.

6 Tipps um für Ordnung zu sorgen

1. Zentralisieren Sie Ihre Kommunikation: Verlassen Sie sich nicht mehr auf Fax, Telefon und Co. Sorgen Sie dafür, dass Informationen zentral geteilt werden - am besten digital. So können diese geordnet und nachvollziehbar gefunden werden.
2. Kommunizieren Sie klare Prozesse: Keine Papierzettel mehr. Keine “kurzen Telefonanrufe”. Keine Aufgaben per Zuruf abgeben. Übrigens: auf dieses “Aufgaben per Zuruf abgeben” sollten insbesondere PDL und GeschäftsführerInnen achten. Lesen Sie dazu unbedingt diesen Beitrag (das Original auf Englisch finden Sie hier).
3. Vernetzen Sie sich untereinander: Damit Informationen geteilt werden können, muss man alle möglichen Sender und Empfänger verknüpfen. Benutzen Sie dafür Software, die sich auf Kommunikation spezialisiert, und keine “Zwischenlösung”. Sie werden es nicht bereuen.
4. Hinterfragen Sie aktuelle Arbeitsmittel: Benutzen Sie am häufigsten das Telefon oder Zettel & Stift als Arbeitsmittel? Wenn das der Fall ist, können Sie mit wenigen Handgriffen sehr viel Zeit, Geld und Nerven sparen.
5. Stellen Sie Schulungsmöglichkeiten zur Verfügung: Planen Sie Zeit ein, z.B. während einer Dienstbesprechung, damit Ihre MitarbeitInnen sich mit den Prozessen vertraut machen können. Nehmen Sie Berührungsängste, indem Sie Möglichkeiten zum Testen und Probieren bieten.
6. Berücksichtigen Sie individuelle Bedürfnisse: Vermehrt wird in unserem Arbeitsalltag Technologie eingesetzt. Allerdings ist das nicht für alle eine angenehme Erfahrung. Berücksichtigen Sie dies und sorgen Sie dafür, dass auf die Bedürfnisse aller MitarbeitInnen Rücksicht genommen wird.

Wie hängt das mit Kommunikation zusammen?

Durch Kommunikation werden Informationen ausgetauscht. Heute passiert das in einem Chaos aus Telefon, E-Mail, Messenger, Papierzettel, Fax, Anrufbeantworter, Pflegesoftware und persönlichen Gesprächen. Kommunikation muss allerdings an einem Ort stattfinden. Patientendaten hingegen gehören in eine spezialisierte Software, die z.B. auch die Abrechnung übernimmt.

Alle anderen, arbeitsorganisatorische Informationen gehören allerdings nicht quer über die Landschaft gestreut, sondern geordnet an einem Ort. Denn: äußere Ordnung führt zu innerer Ordnung.

Wir helfen Ihnen gerne dabei, durch Ordnung für bessere Arbeitsbedingungen zu sorgen. Schreiben Sie uns oder vereinbaren Sie einen Termin mit uns.